チーム・ミーティングにはいくつの種類があるのか?

Summary

こんにちは、ディレクショングループの江上です。

Pomaloでは社員それぞれが期ごとに個人目標を設定し、達成を目指して日々励んでいます。

ぼくは個人目標の一つとして、「社内の他グループの定例ミーティングに出席する」を設定しました。計4グループのミーティング(以下、MTG)に参加して、感じたこと気づいたことをまとめてみます。

MTGの目的その1:情報共有

結論から言うと、想像どおりグループごとにMTG内容はまったく違うのですが、大きくMTGの目的は2通りに分けられるということに気づきました。一つは情報共有、もう一つは課題解決です。

まずは情報共有の事例から見ていきましょう。最初に参加したのは、コンサルティング・グループのMTGでした。このグループはクリエイティブ・ディレクター、データサイエンティストといった分野の全く異なるメンバーが活躍しており、ややもするとお互いがどのような業務を行っているのか見えにくい側面があります。このMTGでは半分くらいの時間を各メンバーの過去1週間の動きの報告に費やしていました。印象的だったのはデータサイエンティストの岩井さんが、分かりにくい専門的な業務についてのあらましを噛み砕いて共有していたことです。またコンサルティング・グループはメンバー全員の業務量についてもスプレッドシートを利用して確認する時間を設けていました。

コンテンツのディレクションを行う、プランニング・グループでも上の例とは少し違う内容で情報共有を行っていました。「良い企画書とは」というお題に対して、メンバーそれぞれが即興で思い思いの理想の企画書について語りました。論理が一貫している、ビジュアルが豊富でイメージしやすい、など定石を押さえた意見のほかにも、思わず膝を打つような視点も出てきました。そのアイデアはここでは割愛しますが、Pomaloの一員になっていただければその一端に触れることができるはずです。

MTGの目的その2:課題解決

続いて課題解決を目的とした事例を紹介します。ビジネスディベロップメントグループのMTGでは、議題として原価表の管理の仕方が上がっていました。ビジネス色がそこまで濃くないディレクション・グループの一員としては、毎週そのような議題が上がることを想像するだけで目が回りそうでしたが、ものの10分程度で、現状確認→改善案→改善案の懸念点をグループ内で議論し、運用改善にこぎつけていました。

新規顧客獲得を行う営業推進グループは、情報共有と課題解決を同時に満たすようなMTG形態でした。営業担当者が共有する訪問先への接触状況に対して、社長が指針を示すという流れで次々と方針が決まっていきます。会社経営に直結する判断が、スピーディーに行われていくことは意外でしたが、方向性が明確だからこそ即断できるのかもしれません。

まとめ

このように議題はグループごとにさまざまですが、その目的を明確にしてMTGに臨むことで限られた時間を有効に使うことができるように思います。MTGの司会進行者だけでなく、他の参加者も議題の目的が情報共有と課題解決のどちらなのか、はたまたその両方なのかを意識することが大切ですね。ここまで書いてきたことは当たり前なことかもしれませんが、他のグループのMTGに参加してみて初めて気づけたことでした。自分と違う業務をしている人たちの動きに目を向けてみると思わぬ発見があるかもしれません。とはいえ、他部署のMTGに飛び込み参加する機会というのはあまりないのではないでしょうか。会社やメンバーの成長につながることであれば、柔軟に取り入れる雰囲気があることはPomaloの魅力の一つだと思います。

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